Tạo content calendar nhắm đúng đối tượng khách hàng

Content calendar là trung tâm sáng tạo nội dung cho thương hiệu vì nó quyết định lịch đăng bài, content workflow và cả phần việc mỗi người. Tuy nhiên, content calendar không chỉ truyền tải thông điệp mà bạn muốn mang lại – chúng còn bộc lộ điều khách hàng mong muốn. Khi tiếp xúc với khách hàng, ta càng biết được nhiều câu chuyện, khó khăn và đắn đo của họ.

Vì vậy doanh nghiệp cần có chiến lược sản xuất content và calendar lấy khách hàng làm trung tâm, tập trung đem lại giá trị cho khách hàng.

Nhưng làm thế nào để tạo content calendar bao gồm các topic, themes và ý tưởng nội dung được khách hàng yêu thích?

Bài hướng dẫn này sẽ giúp bạn triển khai content calendar nhằm đảm bảo ý tưởng nội dung liên quan, có ý nghĩa sẽ được khai thác, sắp xếp và thu hút được nhiều đối tượng mục tiêu nhất.

Tầm quan trọng của content calendar?

Hẳn là dân content marketer đều biết về tầm quan trọng của content calendar, sau nhiều lần nảy ra vài ý tưởng hay ho nhưng lại quên mất do não cá vàng. Ngoài ra, khi sáng tạo nội dung cho blog của thương hiệu, bạn có thể không bị ràng buộc bởi deadline, nhưng không có nghĩa là việc sáng tạo nội dung có thể không cần lịch trình và deadline.

Việc tạo content calendar sẽ giúp bạn tuân thủ theo một lịch xuất bản nội dung nhất quán. Đây chính là trung tâm cho tất cả các hoạt động và lập kế hoạch nội dung với mục đích cuối cùng là thu hút khách hàng và thúc đẩy SEO. Bạn cũng có thể sắp xếp và theo dõi nhiệm vụ của đồng nghiệp, quản lý quá trình nội dung hàng ngày và với tầm nhìn lâu dài hơn thông qua content calendar.

Ngoài ra, trong một năm sẽ có nhiều sự kiện khác nhau như ra mắt sản phẩm hay content theo các mùa, dịp lễ để thu hút khách hàng. Nếu không lập kế hoạch trước, bạn dễ bị cuốn vào các nhiệm vụ hàng ngày mà quên mất những sự kiện quan trọng trên hoặc để đến phút cuối mới tạo content liên quan. Hãy lên kế hoạch nội dung trước với content calendar để tránh trường hợp đáng tiếc này.

Content calendar giúp sắp xếp và theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn

Hình 1: Content calendar giúp sắp xếp và theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn

Có rất nhiều lợi ích của content calendar như giảm tải lượng công việc cần ghi nhớ, sao lưu và ghi chép công việc rõ ràng hơn. Nhờ đó năng suất làm việc cao hơn và giảm nguy cơ bỏ lỡ deadline. Vậy chính xác nên bắt đầu tạo content calendar như thế nào?

Cách xây dựng content calendar phù hợp

Bước 1: Điều chỉnh lịch theo kết cấu doanh nghiệp

Mỗi công ty, thương hiệu đều có cá tính riêng, nên cấu trúc cốt lõi và cách tổ chức content calendar cũng cần tùy theo từng doanh nghiệp. Nếu tìm kiếm trên Google và thử tải xuống bất kỳ mẫu calender template nào, cấu trúc và định dạng của nó có thể không phù hợp với đặc thù công việc của doanh nghiệp.

Vậy nên đầu tiên bạn cần xem xét mức độ phức tạp trong kết cấu tổ chức nội bộ. Doanh nghiệp có thể có kết cấu đơn giản, hay phức tạp với dịch vụ ở đa lĩnh vực gồm nhiều chi nhánh và rải rác ở khắp tỉnh thành. Một doanh nghiệp nhỏ hoặc một nhóm nhỏ có thể phù hợp với content calendar đơn giản vì lượng nội dung cho các kênh khá dễ quản lý. Nhưng nếu ngược lại, bạn sẽ cần một công cụ mạnh mẽ hơn để quản lý nội dung.

Từ đó, các phần mềm content marketing với kết cấu tùy chỉnh theo kênh, đơn vị kinh doanh, phòng ban, khu vực địa lý sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý nội dung cho doanh nghiệp lớn. Với phần mềm này, nhóm nhỏ có thể tạo lịch biểu riêng, làm việc trong không gian riêng của họ và chia sẻ thành phẩm với các nhóm khác nếu cần.

Bước 2: Quyền truy cập và cộng tác

Content calendar khi tích hợp trên nền tảng cloud cho phép nhiều người trong nhóm và phòng ban khác nhau cùng hoạt động và làm việc. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc minh bạch thực sự.

Vì vậy khi bắt đầu tạo content calendar, bạn cần lập danh sách những người liên quan quyết định xem ai được truy cập và quyền hạn của họ. Một số người cần quyền chỉnh sửa trực tiếp trong khi người khác chỉ cần xem tiến độ, kết quả công việc. Bạn có thể tạo dạng lịch public và private tùy vào công việc và loại nội dung sản xuất. Sự linh hoạt này giúp kiểm soát và mở rộng quyền truy cập nếu cần.

Đồng thời, content calendar nên là nơi tạo ra ý tưởng và hỗ trợ cộng tác. Các team content cần giao tiếp với nhau trong công việc nên hãy xây dựng content calendar đầy đủ tính năng ghi chú, nhận xét, add file, v.v. để thông tin được chia sẻ và thảo luận dễ dàng trong nhóm.

Content calendar hiệu quả cũng cần có không gian chung để lưu những ý tưởng cho dự án và bất kỳ ai hiểu biết về marketing có thể tham gia góp ý và đề nghị sáng tạo thêm nội dung. Nhờ đó, công việc trở nên liền mạch hơn.

Bước 3: Thời hạn của kế hoạch

Thời hạn của một content calendar phụ thuộc nhiều yếu tố như khối lượng content, chu kỳ bán hàng, đối tượng khách hàng, v.v. Thông thường là ít nhất 3 tháng và có thể thay đổi theo yếu tố chủ quan khách quan của doanh nghiệp.

Bước 4: Thông tin nào cần liệt kê

Để content calendar được team thông qua, bạn cần đưa vào các thông tin phù hợp, có ý nghĩa. Các thông tin được trình bày càng chi tiết càng tốt nhưng chú ý tiểu tiết quá sẽ làm mất thời gian và khó quản lý. Các thông tin thường thấy như:

  • Deadline
  • Chủ đề nội dung
  • Content format
  • Tiêu đề đầu việc
  • Người được giao
  • Từ khóa
  • Chi tiết về xuất bản và khuyến mãi

Nếu đưa vào lịch những thông tin kế hoạch càng chính xác cụ thể sẽ giúp bạn tổ chức công việc, hiệu quả nhất cho bản thân và các thành viên.

Bước 5: Liệt kê các chủ đề và ý tưởng bài viết

Đầu tiên, hãy công khai ghi lại các ý tưởng nội dung để mọi người cùng tham khảo. Nếu trước đó đã nghiên cứu content topic ở phạm vi rộng, hãy cụ thể hóa và nghĩ ra một vài tiêu đề bài viết, ý tưởng sơ bộ và từ khóa liên quan bạn muốn đưa vào nội dung.

Lượng content được lên kế hoạch sẵn thường tùy vào số lượng content định xuất bản và tốc độ phát triển của ngành. Nếu chủ yếu thường viết những chủ đề thường kỳ, bạn có thể lên kế hoạch cho nó trước.

Về nguyên tắc, bạn nên lên kế hoạch content trước ít nhất 1 tháng, dù cũng có vài trường hợp lên trước 6 tháng, 1 năm. Vì lập kế hoạch dài hơi thì bạn vẫn có thể tiếp tục điều chỉnh lịch trong quá trình thực thi.

Xây dựng kế hoạch ngắn hoặc dài hạn tùy vào nhiều yếu tố.

Hình 2: Xây dựng kế hoạch ngắn hoặc dài hạn tùy vào nhiều yếu tố.

Bước 6: Lập kế hoạch cho content format

Tiếp theo, bạn cần lựa chọn format phù hợp cho ý tưởng và chủ đề content. Một số content topic phù hợp để đăng blog tin tức, vài topic khác lại hiệu quả hơn với format video, hoặc với các topic chuyên sâu hơn, bạn có thể sử dụng ebook. Vài format phổ biến khác là email và social media post. Hãy sử dụng đúng format để thể hiện hết ý nghĩa của nội dung và quảng bá chúng một cách hiệu quả dưới thương hiệu của bạn.

Lựa chọn format phù hợp cho ý tưởng và chủ đề content. Nguồn: Hubspot

Hình 3: Lựa chọn format phù hợp cho ý tưởng và chủ đề content. Nguồn: Hubspot

Bước 7: Quyết định tần suất đăng bài

Tuân thủ lịch đăng bài định kỳ với nội dung chất lượng quan trọng hơn việc tạo ra lượng lớn content kém chất lượng. Bạn có thể quyết định tần suất đăng dựa trên tài nguyên có sẵn và bắt đầu lập kế hoạch. Đừng cố đăng nhiều bài mà nên đặt mục tiêu ví dụ như mỗi tuần 1 bài được viết và đầu tư kỹ càng. Như vậy cũng mạnh hơn một tuần 3 bài mà viết vội vàng cẩu thả.

Bước 8: Task và deadline

Mỗi phần content cần sản xuất đều phải đi kèm với các task và bảng phân công nhiệm vụ. Ví dụ: đối với bài đăng blog thường có các task sau:

  • Viết bài
  • Chỉnh sửa bài đăng
  • Nguồn ảnh cho bài
  • Định dạng bài đăng
  • Xuất bản bài đăng
  • Quảng cáo bài đăng

Khi lên lịch nội dung, các nhiệm vụ trên chiếm phần lớn thời gian, đặc biệt nhiều hơn nếu nhiều người cùng thực hiện chúng hoặc phải quản lý cùng lúc nhiều nội dung khác nhau. Lâu dần các nhiệm vụ trở nên quá tải và gây khó khăn nên bạn cần có lịch chuyên biệt dành cho nội dung thay vì thử sử dụng các loại lịch sắp xếp công việc thông thường.

Ngoài ra khi tạo lịch, tính năng tìm kiếm và lọc rất quan trọng vì sẽ giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm các thông tin cần thiết nhanh chóng. Nhờ đó, bạn xem ngay được các nội dung liên quan đến topic, keyword, customer journey,..v.v. và hiểu rõ hơn về content strategy của mình.

Bước 9: Tự động hóa một số công việc

Content calendar có thể giúp việc sáng tạo nội dung được nhanh chóng và nhất quán hơn, còn đặc biệt năng suất với khả năng tự động hóa một số tính năng. Phụ thuộc vào nền tảng hoặc phần mềm bạn sử dụng, nó sẽ cho phép bạn tự động hóa vài chức năng mà không thể làm với Google Spreadsheet.

Vậy những việc nào có thể tự động hóa được? Bạn có thể xây dựng template mẫu cho workflow hàng ngày, campaign và content format và tái sử dụng về lâu dài. Nhờ đó tiết kiệm nhiều thời gian khi không phải làm thủ công cho mỗi lần sử dụng nữa.

Mặt khác, tự động hóa các thông báo trong lịch là rất cần thiết. Vì mọi công việc, nội dung trong lịch luôn được cập nhật và mọi người cần biết điều đó. Chức năng thông báo tự động ngay trang dashboard của mỗi người hay qua email sẽ cải thiện khả năng nắm bắt và giao tiếp công việc của các thành viên.

Bước 10: Khả năng phân tích dữ liệu

Một content calendar lưu trữ rất nhiều dữ liệu quan trọng về content đang sản xuất, quá trình đăng và phân phối content, v.v. Vậy nên học cách để hiểu những dữ liệu rất có ý nghĩa cho quá trình đi đến thành công của sáng tạo nội dung.

Ngoài ra, bạn nên đặt thêm các mục tiêu, KPI cho từng dự án để đo lường, theo dõi thực hiện, điều chỉnh trong lịch như phát triển chủ đề mới, keyword mới, v.v.

Bước 11: Bắt đầu thực hiện!

Lý tưởng nhất là chọn một giải pháp tạo lịch có giao diện dễ dùng để nhanh chóng cấu hình, cài đặt và tải nội dung dự án nhanh nhất. Phần mềm thân thiện với người dùng cũng dễ phổ biến và đào tạo các thành viên trong nhóm sử dụng và quản lý nữa!

Video 1: Cách import content vào giải pháp DivvyHQ

Bước 12: Đừng ngại phải bắt đầu lại

Trong khi tạo lịch sẽ không tránh khỏi các trục trặc tiềm ẩn và đặc biệt khó khăn hơn khi đang xây dựng calendar cho một tổ chức lớn, đã quen với những phương pháp làm việc cũ. Hãy nghĩ tích cực, dành thời gian gặp và trợ giúp các thành viên làm quen với cách lập kế hoạch mới.

Nếu phải quản lý các nội dung, thương hiệu hoặc khu vực khác nhau, hãy tham khảo vài mẫu content calendar đa chức năng tại đây!

Content calendar phù hợp với sở thích của khách hàng mục tiêu

Nhờ có dữ liệu, bạn phần nào nắm bắt được sở thích của họ!

Content Marketing Analytics

Tùy vào lượng dữ liệu bạn thu thập được dù mới làm content hay đã có kinh nghiệm lâu năm, bạn có thể lên kế hoạch sáng tạo nội dung trong tương lai. Hiểu về phân tích nội dung chính là bước đầu hiểu về khách hàng, hãy xem xét chỉ số sau:

  • Pageview của bài post và các content khác: Chủ đề được/không được khách hàng quan tâm nhất ?
  • Thời gian khách truy cập dành cho content trên page: Đánh giá chất lượng content và mức độ liên quan đến vấn đề khách hàng đang quan tâm.
  • Content với tương tác cao (like, share, comment)
  • Tỉ lệ conversion của content bằng các format như ebook, post tin tức trên page
  • Các video xem nhiều nhất

Ví dụ khi theo dõi dữ liệu bạn thấy khách hàng thích chia sẻ infographic trên trang social media của doanh nghiệp, bạn có thể tạo nhiều infographic hơn để tăng tương tác.

Hoặc nếu nhận thấy các post dài hơn 1000 từ có nhiều lượt xem hơn post ngắn thì có thể khách hàng đang đọc kỹ các bài viết chi tiết để tìm giải pháp cho vấn đề của họ chẳng hạn.

Buyer Persona

Tiếp theo, bạn cần phát triển một chân dung khách hàng toàn diện nhất. Một buyer persona tốt không chỉ là về nhân khẩu học, chuyên gia về buyer persona cho rằng nó nên được xây dựng dựa trên đặc điểm thực tế của khách hàng, những gì khách hàng nghĩ và làm.

Xây dựng Buyer persona

Hình 4: Xây dựng Buyer persona

Các nguyên tắc cơ bản về buyer persona:

  • Nhân khẩu học cơ bản (chức danh, ngành, học vấn, kinh nghiệm)
  • Ưu tiên trong cuộc sống
  • Pain Point của họ
  • Cách định nghĩa về thành công?
  • Rào cản/định kiến về thương hiệu, sản phẩm dịch vụ
  • Yếu tố tác động đến hành trình mua hàng?
  • Yếu tố tác động quyết định mua?
  • Nguồn ghiên cứu và lấy thông tin về sản phẩm dịch vụ?

Khi phát triển buyer persona và trả lời những câu hỏi trên, bạn sẽ biết điều gì quan trọng và nắm bắt được thói quen tìm kiếm thông tin của khách hàng.

Phỏng vấn khách hàng

Bạn có thể nghiên cứu về khách hàng bằng cách hỏi chính xác về sở thích sở ghét của họ. Tạo cuộc khảo sát và gửi đến những khách hàng thân thiết nhất để nhận được những insight chất lượng nhất. Ngoài ra, khách hàng cũng không ngại nói ra ý kiến tiêu cực nên bạn có thể thu thập thêm dữ liệu và tối ưu hóa content calendar với content mà khách hàng thực sự muốn đọc/xem.

Phân phối và truyền tải content

Đây là một phần của việc sản xuất và phân phối nội dung và khách hàng cũng sẽ dựa vào đó để đánh giá thương hiệu.

Hãy chú ý đến thời điểm đăng content nhận được nhiều phản hồi tốt nhất như lượt click cao trên trang social media, mở email, v.v. Thời gian đăng có thể tùy đặc thù từng ngành, nên nếu xác định được thì bạn có thể sử dụng để tối ưu hóa content calendar.

Ngoài theo dõi dữ liệu khung giờ đăng bài của thương hiệu, bạn có thể xem dữ liệu tổng hợp về những thời điểm đăng bài tốt nhất trên social media. Đôi khi đăng bài đúng lúc cũng là cách thu hút họ tự động theo dõi trang của bạn nhiều hơn vào một khung giờ cụ thể.

Ngoài thời gian, cách bạn phân phối nội dung cũng có ý nghĩa. Ví dụ content của bạn đang tương tác tốt trên LinkedIn nhưng Instagram thì không. Hãy tập trung vào các nền tảng mang lại dữ liệu tương tác tốt chứ không nên dàn trải content.

Thu thập insight từ dữ liệu content khách hàng yêu thích

Khi đã nắm được tất cả phương pháp hiệu quả trên, bạn chỉ cần kết hợp hết lại và xây dựng content calendar, quản lý lịch tạo và phân phối nội dung trên một nền tảng/phần mềm mạnh mẽ để mang lại hiệu quả content tốt nhất.

Trên đây là hướng dẫn tạo content calendar chất lượng để thu hút khách hàng cho thương hiệu. Nếu đang gặp phải vấn đề khi tạo lịch content hay có bất kỳ thắc mắc về bài viết, hãy comment cho MangoAds biết nhé!

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Social Media Marketing từ MangoAds.